Règlement intérieur

Association des Jeunes Médecins Légistes et Experts médicaux  (AJMLE)

Titre I : Généralités 

  • Le règlement intérieur est établi par le Bureau et doit être approuvé par l’Assemblée  Générale. Il est destiné à compléter les silences des statuts de l’AJMLE, notamment ceux qui  concernent l’administration interne de l’association.

  • La ratification du Règlement Intérieur nécessite la majorité absolue des votes des membres  statutaires présents et représentés durant l’Assemblée Générale (AG). Cette ratification peut  intervenir par voie électronique selon les modalités de l’article 9 du présent Règlement. 

    Son effet est immédiat et non rétroactif.

  • Un groupe de travail regroupe des membres statutaires en vue de la réalisation d’un travail  sur un thème prédéfini. Il est constitué d’un responsable et de membres chargés de ce travail.  Le responsable du groupe de travail doit être un Chargé de Mission. 

    La création d’un groupe de travail autour d’un thème précis peut être proposé par le Bureau,  le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale, pendant ou en dehors des réunions. Il  doit être validé par le Bureau au préalable. En cas d’urgence, le Président pourra le proposer  sans délai. 

    Un rapporteur doit être désigné pour chaque groupe de travail afin de rédiger le compte rendu des réunions et il devra les envoyer après chaque réunion au Bureau pour le tenir informé des avancées. Il sera chargé de le présenter au reste de l’Assemblée Générale une  fois le travail terminé. 

    Les objectifs et les délais pour rendre le travail devront être fixés au préalable. A chaque  réunion, les participants devront définir entre eux la répartition des tâches. 

  • Une demande de remboursement doit être transmise au Trésorier accompagnée de  justificatifs. La conformité des demandes est vérifiée par le Trésorier. 

    Un membre du Bureau peut demander à être remboursé de ces déplacements en lien avec  l’association à hauteur de 50 % pour un interne et 30 % pour un docteur junior. Ils pourront  être refusés si le budget de l’association est insuffisant.  

    La demande de remboursement devra être fait dans les trois mois suivants la dépense,  accompagnés de justificatifs de paiements. Le remboursement aura lieu à la fin du semestre.

  • En cas de motif grave, comprenant notamment la conduite contraire aux Statuts et Règlement  Intérieur, un membre statutaire peut être radié de l’association. Tout membre faisant l’objet  de cette procédure aura été préalablement mis en demeure par le Président de présenter ses  observations par écrit ou par oral, en présentiel ou en distanciel, au Bureau. Il devra y  répondre sous 15 jours. En cas d’absence de réponse, le membre concerné sera radié d’office.  En cas de réponse, une Assemblée Générale extraordinaire sera convoquée et réalisée à  distance, où l’intéressé et le Bureau pourront donner tour à tour leur explication. La décision  de l’Assemblée Générale sera de même notifiée à ladite structure. 

Titre II : L’Assemblée Générale  

  • L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par session annuelle en séance ordinaire.  Le début de l’année associative correspondant à la prise de poste du nouveau bureau.

    Le lieu est défini par le bureau de l’AJMLE. La convocation est envoyée de manière  électronique à l’ensemble des membres statutaires au moins 15 jours avant la date de la  réunion. 

    L’Assemblée Générale peut être organisée pour tout ou partie à distance notamment si les  circonstances matérielles ou sanitaires le rendent nécessaire. 

  • L’Assemblée Générale est présidée par le Président, le Secrétaire général veillant à la légalité  de son déroulement. Le Président lit l’ordre du jour.  

    Un modérateur est élu parmi les membres statutaires à chaque début d’assemblée générale.  Il est responsable du tour de parole et de la bonne tenue de la procédure du vote. Il peut  interrompre le tour de parole et passer en procédure de vote. En l’absence de volontaire, un  membre du bureau est désigné par l’Assemblée Générale pour assurer la modération.  

    La procédure est la même en Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire.

  • L’ordre du jour prévisionnel est établi par le Bureau, annexé à la convocation et envoyé aux  membres statutaires, avec les pièces jointes éventuelles, au moins 15 jours avant la date de  la réunion. 

    Les membres statutaires peuvent demander à inscrire un point à l’ordre du jour par courrier  électronique à la Présidence et au Secrétariat Général. Ces demandes doivent être faites au  plus tard en début de réunion.  

    Peuvent être votés en Assemblée Générale, à l’exclusion de tous autres, les sujets inscrits à  l’ordre du jour tel qu’il a été établi selon les dispositions de l’alinéa 2 du présent article. 

  • Une motion est proposée à chaque fois qu’il est nécessaire de définir la position officielle de  l’AJMLE sur un sujet précis ou de modifier ses textes constitutifs. 

    Cette motion peut être proposée par :

    • le Bureau, 

    • le Conseil d’Administration, 

    • ou un membre s’il est soutenu par au moins deux autres membres de droit. La motion est lue à l’Assemblée par le modérateur. 

    Le modérateur demande ensuite si l’un des membres présents dans l’Assemblée Générale  veut apporter un (des) amendement(s). Pour pouvoir proposer son (ses) amendement(s), le  membre doit être soutenu par au moins deux autres membres de droit. Le cas échéant, la  motion initiale corrigée ou complétée par le(s) amendement(s) proposé(s) devient une  motion alternative. 

    Si plus de deux motions alternatives ont été proposées, le modérateur, étant en charge de la  bonne tenue de l’Assemblée Générale, peut décider de mettre fin aux propositions de  motions et de passer au vote. 

    Dans le cas du vote d’une motion, les suffrages considérés comme exprimés sont : « pour »,  « contre », et « abstention » 

    La majorité relative est définie comme une majorité de voix « pour », relativement au nombre  de voix « contre ». La majorité absolue est définie comme un nombre de voix « pour »  supérieur à 50 % des suffrages exprimés (tels que définis à l’alinéa 6 du présent article). 

    Si une motion devant être votée à la majorité absolue remporte une majorité d’abstentions,  elle sera de nouveau votée, sans possibilité d’amendement, lors de l’Assemblée Générale  suivante, où le scrutin, pour cette motion, se fera à la majorité relative. 

    Dans le cas où une ou plusieurs motion(s) alternative(s) soumise(s) au vote sont approuvées,  c’est la motion comptant le nombre de voix « pour » le plus élevé qui l’emporte, dans le  respect des dispositions des alinéas 7 et 8 du présent article. 

    Les votes peuvent se dérouler de manière présentielle, par procuration, par correspondance  ou par tout autre moyen sécurisé, y compris vote électronique. Les votes en présentiel sont  effectués à main levée, sauf opposition de la part d’au moins deux membres de l’Assemblée  Générale, de motion de défiance, d’élection du Bureau ou de demande expresse du Bureau.  Dans ces cas, le vote sera réalisé à bulletin secret.  

    En cas d’organisation de vote par correspondance, cela correspond à un vote par procuration  auquel le membre indique par lui-même son opinion ; cette modalité ne peut comprendre  que les motions prévues à l’ordre du jour. En cas de présentation de nouvelles motions le jour de l’Assemblée Générale, tout membre ayant voté par correspondance se verra accorder une  procuration au bénéfice de la personne qu’il aura désignée au préalable dans son vote. Le  vote par correspondance doit s’assurer de l’anonymat du vote s’il est réalisé à bulletin secret. 

    Dans le cas d’un vote à bulletin secret, le modérateur procède au dépouillement des votes  sous le contrôle de l’Assemblée Générale et d’un minimum de deux membres volontaires. S’il  suspecte une fraude ou une erreur, le modérateur doit proposer un second vote. 

    Toute décision lors d’une Assemblée Générale est prise à la majorité absolue des mandats  portés par les membres statutaires présents ou représentés.  

    La procédure est identique lors d’une Assemblée Générale Extraordinaire.

  • L’Assemblée Générale pourra être consultée à distance. A cette fin, le Président adresse aux  membres statutaires une convocation électronique. L’Assemblée Générale prend alors une  forme dématérialisée. 

    Le vote des motions peut être : 

    • soit directement lors de l’Assemblée Générale par l’emploi d’outils de  visioconférence permettant une expression claire et non faussée du vote

    • soit de manière décalée dans un délai de 7 jours suivant la tenue de l’Assemblée  Générale par l’emploi d’une solution de vote en ligne permettant une expression  claire et non faussée du vote. La période de vote dure alors au moins 72h et au  maximum 120h. 

    Le Secrétaire Général est chargé de transmettre aux Administrateurs le résultat du vote.

Titre III : Le Conseil d’Administration

  • Ses définitions et attributions sont telles qu’exposées dans les statuts. Tous les membres du  Conseil d’Administration (CA) sont soumis à un devoir de confidentialité lorsque le Bureau  l’explicite spécifiquement pour une notion, et ce y compris après leur mandat.

    Ils s’engagent par ailleurs à utiliser exclusivement les moyens de communication  électroniques fournis par l’Association dans le cadre de leurs fonctions. 

  • Le Conseil d’Administration est composé de la manière suivante : 

    • L’ensemble des membres du Bureau  

    • Un référent des internes par inter-région qui sera nommé administrateur

    • Un référent des AH et CCA qui sera nommé administrateur 

    Les administrateurs sont élus pour un mandat d’un an, renouvelable, parmi les membres  statutaires à jour de cotisation, lors de l’Assemblée Générale. 

    Les administrateurs des internes sont chargés de les représenter, de leur relayer les  informations provenant de l’association et du Bureau et de transmettre au Bureau les  différents problèmes rencontrés, notamment à propos des formations. L’administrateur des  AH et CCA devra faire la même chose pour eux. 

    Les référents doivent être présents à chaque réunion du Conseil d’Administration et  d’Assemblée Générale. S’ils ne peuvent y assister, ils sont chargés de trouver un suppléant  pour le remplacer. 

    Lors des procédures de vote, le mandat de chaque administrateur est proportionnel au  nombre de cotisants qu’il représente.  

  • Les candidats au Conseil d’Administration doivent s’être déclarés, si possible, au moins 15  jours avant l’élection, notamment en cas d’organisation de vote par correspondance. 

    L’élection du Conseil d’Administration se déroule de manière nominale, poste par poste. 

    Est électeur tout membre statutaire à jour de cotisation présent ou représenté. Sont éligibles  tout membre statutaire à jour de cotisation ayant candidaté. 

    Les administrateurs de chaque inter-région ne peuvent être élus que parmi les internes  affectés dans ladite inter-région. Les électeurs ne pourront voter que pour le référent de leur inter-région. En cas d’ex-aequo, les candidats pourront s’arranger à l’amiable en définissant  un référent et un suppléant ; ou bien seront départagés selon l’ancienneté.  

  • Le calendrier annuel des sessions, au moins 3 fois par an, est établi par le Bureau et transmis  dans son intégralité, hors sessions extraordinaires, au Conseil d’Administration en début de  mandat. En cas de remplacement du Conseil ou du Bureau en cours d’année, le calendrier  reste valide mais peut être amendé. En cas de changement d’une date, le bureau transmet la  nouvelle date de session au moins 14 jours au préalable. 

    Le lieu est défini par le bureau de l’AJMLE. La convocation est envoyée de manière  électronique à l’ensemble des membres statutaires au moins 15 jours avant la date de la  réunion. 

    Le Conseil d’Administration peut être organisé pour tout ou partie à distance notamment si  les circonstances matérielles ou sanitaires le rendent nécessaire.

  • Le Conseil d’Administration est présidé par le Président, le Secrétaire général veillant à la  légalité de son déroulement. Il lit l’ordre du jour. 

    Un modérateur est élu parmi ses membres à chaque début de CA. Il est responsable du tour  de parole et de la bonne tenue de la procédure du vote. Il peut interrompre le tour de parole  et passer en procédure de vote. En l’absence de volontaire, un membre du bureau est désigné  par le CA pour assurer la modération.

  • L’ordre du jour prévisionnel est établi par le bureau, annexé à la convocation et envoyé aux  membres du CA, avec les pièces jointes éventuelles, au moins 15 jours avant la date de la  réunion. 

    Les membres du CA peuvent demander à inscrire un point à l’ordre du jour par courrier  électronique à la Présidence et au Secrétariat Général. Ces demandes doivent être faites au  plus tard en début de réunion.

  • Pour pouvoir délibérer, la totalité des membres du Conseil d’Administration doit être  présente ou représentée, conformément à l’article 12 du présent Règlement. 

    Les décisions du Conseil d’Administration sont fixées à la majorité relative des membres  présents et représentés. Il pourra se faire à la majorité absolue si l’un des membres du CA en  fait la demande. Les délibérations sont consignées dans les procès-verbaux et validées lors  de la session suivante. 

    Les votes se font à main levée, sauf en cas d’opposition d’un membre du Conseil  d’Administration. Ils se feront dans ce cas à bulletin secret, selon la même procédure  explicitée dans l’article 9 du présent Règlement. 

    L’ensemble des décisions et de l’activité du Conseil d’Administration est synthétisé à la fin de  l’exercice du mandat dans les rapports moral, financier et d’activité. Ces rapports sont  présentés lors de l’Assemblée Générale et soumis au vote des adhérents.

Titre V : L’Association

  • Conformément aux dispositions des Statuts, la cotisation est due par tous les membres de  l’association. Elle est exigible annuellement pour chaque année universitaire soit du 1er  novembre de l’année civile en cours au 31 octobre de l’année civile suivante. Son montant  est fixé par l’Assemblée Générale.

    Lors de la première demande d’adhésion, le candidat doit remplir le formulaire d’adhésion et  fournir les pièces justificatives éventuellement demandées par le Bureau. Un seul membre du  Bureau suffit pour valider l’adhésion mais il peut solliciter l’ensemble du Bureau ou du Conseil  d’Administration en cas d’incertitude. 

    Chaque année, tous les membres statutaires, hormis les membres d’honneur, de l’Association  devront s’acquitter de leur cotisation pour renouveler leur adhésion. 

    La base de données des membres doit être tenue à jour par le Secrétaire et le Trésorier de  l’Association.

  • Les partenariats de l’AJMLE devront être dans l'intérêt des membresinternes et en cohérence  avec les valeurs de l’association.

  • La dissolution de l’AJMLE peut être décidée en Assemblée Générale Ordinaire ou  Extraordinaire pour différents motifs. Elle est prononcée selon une procédure de vote  habituelle, requérant une majorité qualifiée des 4/5 des mandats et des membres statutaires.  Ce vote ne peut donner lieu à procuration.

Titre IV : Le Bureau

  • Le Bureau rédige et archive systématiquement des comptes-rendus synthétiques de ses  réunions afin d’assurer la mémoire de l’AJMLE, la transmission aux adhérents et futurs  bureaux. Le Bureau s’assure ainsi du maintien et de la mise à jour d’une base de documents  supports pour la transmission des projets, le suivi de dossiers et le fonctionnement de  l’AJMLE.

  • Le bureau est habilité à prendre officiellement contact avec toute structure extérieure  lorsqu’il le jugera utile ; toutefois, aucune convention, accord, ou contrat ne peut être signé  avant l’accord préalable du Conseil d’Administration. 

    Les membres du Bureau, avant tout contact officiel avec une nouvelle organisation extérieure,  doivent en faire part préalablement au Président. En cas de désaccord, le Bureau sera chargé  de trancher. Si le désaccord persiste, le Bureau s’en remettra au Conseil d’Administration  pour décider.

    En cas de contrainte légale ou de situation d’urgence mettant en péril la vie de l’Association,  les dispositions de l’alinéa 2 du présent article sont caduques. Le Président, après avoir  contacté le bureau ou a minima le bureau restreint, a le pouvoir de décider seul de la conduite  à tenir dans le respect des valeurs et objectifs de l’association. Il devra en informer le bureau  dans les plus brefs délais et l’Assemblée Générale dans les 48 heures . 

    En tant qu’organe exécutif de l’AJMLE, le Bureau a pour obligations : 

    • La présentation des rapports financier, moral et d’activités de l’année écoulée en fin  de mandat ; 

    • Le respect du présent Règlement Intérieur et des Statuts ; 

    • Le respect des décisions prises en Assemblée Générale et Conseil d’Administration.

  • En cas de motif grave, comprenant notamment la conduite contraire aux Statuts ou  Règlement Intérieur, l’Assemblée Générale peut procéder à un vote de défiance contre le ou  les membres du Bureau concerné(s). Dans le cas où l’ensemble du Bureau est concerné, l’Assemblée Générale pourra procéder à un vote de défiance contre lui, ce qui entraînera sa  dissolution. 

    La procédure est la suivante : 

    1. Une motion de défiance doit être présentée par au moins 2 membres de l’Assemblée  Générale 

    2. Le dépôt d’une motion de défiance suspend le cours normal de l’Assemblée Générale

    3. Après l’exposé des motifs par le proposant, et la contre-argumentation du ou des  membres du Bureau concernés, il est procédé au vote de la motion à bulletin secret  selon la procédure explicitée à l’article 9. 

    4. Si la motion de défiance est acceptée, le Bureau est dissous. Un Bureau par intérim  devra être élu en attendant la fin du mandat. 

  • L’ordre du jour est établi par le Président, le Vice-président général ou le secrétaire et doit  être transmis au Bureau au moins 2 jours avant la réunion avec les pièces jointes éventuelles. 

    Le Bureau se réunit aussi souvent que nécessaire. Aussi souvent que possible, le Président ou  le Secrétaire définit le calendrier des réunions au moins 3 mois à l’avance.

  • L’élection du Bureau est définie dans l’article 21 des Statuts. Concernant les modalités de  vote, chaque candidat à un poste doit être élu à la majorité absolue par l’Assemblée Générale.  Si elle n’est pas atteinte, un deuxième vote aura lieu. Le candidat sera alors élu à la majorité  relative. 

    Le vote se fait à bulletin secret, selon la procédure décrite dans l’article 9 du présent  Règlement Intérieur. 

    Le Bureau élu se réunit au moins 1 fois avec le Bureau sortant dans le mois suivant l’élection,  pour définir le calendrier des sessions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée  Générale. Il procède aux formalités de changement de membres (Banque, Préfecture…) à  l’aide des documents fournis par le Bureau sortant. 

    Le Bureau sortant s'engage à former et informer sur les points essentiels, le fonctionnement  interne de l’association, les dossiers en cours et à transmettre intégralement les informations  et documents dont ils disposent. Ils s’engagent également à être entièrement disponible  pendant un mois à l’issue du mandat.

  • Le Bureau peut nommer un Chargé de Mission, choisi pour un ordre de mission prédéfini. Il  sera désigné parmi les membres statutaires répondant aux critères de l’article 4 des Statuts. 

    La mission des Chargés de Mission peut être proposée par le bureau, le Conseil  d’Administration ou l’Assemblée Générale. Une fois qu’elle est définie, le poste de Chargé de  Mission est ouvert à tous les membres statutaires. Le bureau est chargé de la nomination  selon les candidatures reçues, qu’il justifiera devant l’AG.